Note: in Dutch only
Zodra een geneesmiddelenonderzoek is goedgekeurd in CTIS - zowel nieuwe studies als
transitiestudies – geldt dat alle vereisten van de CTR vanaf de datum van goedkeuring van
toepassing zijn en dat elke onderzoeker het geneesmiddelenonderzoek moet uitvoeren in
overeenstemming met de regels van de CTR.
Een aantal belangrijke algemene procedures zijn veranderd onder de CTR-wetgeving. Hieronder zetten we ze op een rijtje.
Het melden van relevante gebeurtenissen (notifications)
Onder de CTR moeten relevante gebeurtenissen tijdens het onderzoek (start trial, start recruitment, veiligheidsissues, etc.) binnen specifieke tijdlijnen gemeld worden aan de toetsende autoriteit(en) via het CTIS-dossier.
Een overzicht van alle notificaties met de bijbehorende definities en tijdslijnen staat vermeld op deze CCMO-pagina. Bij zgn. transitiestudies moeten de ‘oude’ startdata worden aangehouden die al eerder zijn gemeld, en niet de datum van autorisatie in CTIS oid.
Zie ook hoofdstuk 8 van de gereviseerde Werkinstructie Indiening en beheer van geneesmiddelenonderzoek in CTIS.
Het rapporteren van SAE's, SUSAR's en serious breaches
Ook de procedures van de veiligheidsrapportages zijn onder de CTR-wetgeving aanzienlijk gewijzigd.
Rapportage van Serious Adverse Events (SAEs)
Alle ernstige ongewenste voorvallen (SAE’s) moeten, zoals vanouds, binnen 24 uur aan de
coördinerende onderzoeker worden gemeld, tenzij anders beschreven in het protocol. De
(hoofd)onderzoeker hoeft de SAE echter niet meer direct te melden via ToetsingOnline.
SAEs moeten gedurende het jaar verzameld en opgenomen worden in een overzichtstabel (line listing) en deze moet als bijlage ingediend worden in CTIS tijdens de jaarlijkse veiligheidsrapportage (ASR).
Is een SAE vermoedelijk gerelateerd aan het onderzoeksgeneesmiddel en de SAE staat niet
omschreven in de Reference Safety Information (IB of SmPC), dan is de SAE onverwacht en moet de SAE als SUSAR gerapporteerd worden.
Rapportage van SUSAR’s
Voor studies onder de CTR geldt dat alle Serious Unexpected Suspected Adverse Reactions
(SUSAR's) via Eudravigilance gerapporteerd moeten worden. Dit vereist uitgebreide training en registratie bij de EMA. Een afdeling kan besluiten iemand hiervoor op te leiden, maar beschikt een afdeling niet over een eigen bevoegde ‘SUSAR-rapporteur’, dan kan de afdeling CMC deze rapportage op zich nemen.
Is er sprake van een SUSAR en heeft de afdeling geen eigen rapporteur, informeer dan het CMC binnen 24 uur. Gebruik hiervoor formulier GCT T42 SUSAR reporting form en stuur dit naar ctis@amsterdamumc.nl. Het CMC zal de SUSAR binnen de vereiste tijdslijnen melden in Eudravigilance.
Rapportage van serious breaches
Ook ernstige inbreuken worden gerapporteerd in CTIS. Zie hoofdstuk 10 van de Werkinstructie Indiening en beheer van geneesmiddelen-onderzoek in CTIS hoe deze af te handelen.
Het indienen van een amendement (substantieel, niet-substantieel)
Een amendement kan pas na de primaire goedkeuring worden aangeboden en verloopt voor alle typen wijzigingen via CTIS.
Substantiële wijzigingen (substantial modifications (SM)) moeten individueel worden ingediend voor toetsing; niet-substantiële wijzigingen worden pas gemeld in de aanbiedingsbrief bij de eerstvolgende substantiële wijziging.
Hoe een amendement in te voeren in CTIS en waar je op moet letten, wordt behandeld in hoofdstuk 9 van bovengenoemde Werkinstructie.
Het indienen van de jaarlijkse veiligheidsrapportage (ASR)
Bij geneesmiddelenonderzoek moet de verrichter jaarlijks een veiligheidsrapport opstellen voor elk onderzocht geneesmiddel (behalve placebo's). Dit rapport moet een overzicht bevatten van alle SAEs die afgelopen jaar zijn gemeld bij de verrichter; zorg dat het overzicht geen privacygevoelige gegevens van patiënten bevat.
Voor het opsturen van de jaarlijkse veiligheidsrapportage geldt het volgende:
- Het rapport moet één jaar na de datum van het positief besluit binnen 60 dagen worden aangeboden via CTIS.
- Ook wanneer de studie nog niet gestart is met het includeren van proefpersonen, moet een voortgangsrapportage ingediend worden.
- De ASR is ook bij low intervention studies noodzakelijk.
- Niet nodig bij studies die korter dan 1 jaar duren.
- Gebruik het onderzoek-geinitieerde DSUR model rapport van de CCMO om het rapport op te stellen.
Let op: de CT-admin heeft niet automatisch rechten om de jaarlijkse veiligheidrapportage in te sturen. Deze rechten moeten dus nog apart worden ingesteld (rol = “ASR Submitter”).
Extra vereisten voor indieners van een transitietrial
Indieners van een transitiestudie moeten hun CTIS-dossier te zijner tijd aanvullen en bijwerken om te voldoen aan de CTR. Dit moet gebeuren bij de indiening van het eerste substantiële amendement.
Betreft de substantiële wijziging (zie deze intranetpagina) alleen deel I, dan moeten de documenten van deel I aangevuld worden, en voor een SM dat alleen deel II betreft, alleen de verplichte deel II documenten.
Een aantal aandachtspunten hierbij zijn:
- Alleen voor de onderzoeksinstellingen die nog actief zijn in de studie hoeven de site-specifieke documenten te worden aangevuld.
- Wervingsprocedure document: dit document kan achterwege blijven als de werving van studiedeelnemers inmiddels gestopt is.
- CV’s: voor de CV’s kunnen de eerdere CV’s worden aangeleverd. Let hierbij op dat in verband met openbaarmaking ook een geredigeerde versie wordt ingediend met maskering van persoonlijke gegevens, zoals een handtekening.
- VGO: als dit onder de CTD een onderzoeksverklaring was, dan volstaat dit. Het is niet nodig om alsnog een VGO aan te leveren. Let hierbij op dat een geredigeerde versie wordt ingediend met maskering van persoonlijke gegevens, zoals een handtekening.
Let op: gebruik bij indiening van een substantiële wijziging de templates Annex I Cover letter template First SM after_ en Annex II Substantial modification template First SM after transition_ (Annexen I en II) die te vinden zijn op de website van de CTCG, onder Key Documents List, GUIDANCE Transitional Trials onder subtitel First SM: document requirements after transition.
Aanpassen van het protocol
Door de ‘nieuwe’ Clinical Trial Regulation (CTR) is het eerder onder de Clinical Trial Directive (CTD) ingediende protocol verouderd. Om het protocol te reviseren conform de CTR-wetgeving heeft de CCMO een nieuw template ontwikkeld. Veel onderdelen kunnen worden overgenomen uit het ‘oude’ protocol (beoordeeld en goedgekeurd onder de CTD), maar er zijn ook nieuwe onderdelen. Richt vooral de aandacht op de hoofdstukken 4, 13 en 16 van de nieuwe CCMO-template.
Heeft u hulp nodig, dan kunt u altijd contact zoeken met het CMC via: ctis@amsterdamumc.nl.